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Consultoria em MAPEAMENTO DE PROCESSOS
Mapeamento de Processos é a atividade de documentar como acontece um fluxo de atividade. Se apenas documentarmos um fluxo de forma contínua, teremos uma seqüência de eventos geralmente bastante complexa, dificilmente compreendido para quem não fez a documentação. O Mapeamento de Processos trata então de delinear as fronteiras por tipo de atividade, permitindo uma visão gerencial das atividades.
Isto nos fornece uma visão do conjunto a grandes altitudes, nos permitindo planejar “ações cirúrgicas” em áreas mais específicas delimitando melhor as responsabilidades das chamadas “áreas cinzentas”, onde as fronteiras das responsabilidades não estão claramente delimitadas.
É muito comum que atividades de alto volume cresçam junto com a sua complexidade, criando atividades não lineares e que não agregam qualquer valor, como fila de espera para priorizações, aprovações que não fazem qualquer interação, apenas “para tomar ciência”, gerando atrasos e custos na estrutura de forma desnecessária.
Os principais benefícios esperados de um mapeamento de Processos são:
- Documentar o estado atual minimizando as perdas futuras de conhecimento
- Ajudar a enxergar segregações de atividades (ex.: Atividade Financeira no meio de um departamento Comercial)
- Apontar heranças de atividades indevidas
- Ressaltar as informações trocadas entre as áreas e processos
- Permitir uma visão tática e estratégica dos processos
- Criar um aprendizado organizacional (mais gente sabe o que fazer)
- Delinear responsabilidades
- Facilitar a detecção de gargalos e atividades repetidas
Se a sua atividade ainda não está documentada, o fluxo é conhecido apenas por poucas pessoas, e você gostaria que as pessoas envolvidas tomassem as decisões seguindo um procedimento, então o MAPEAMENTO DE PROCESSOS se aplica nesta situação.
Utilizamos uma metodologia DRILL-DOWN (do genérico ao específico) onde PROCESSOS CHAVES são delineados, e aprofundamos no mapeamento das atividades das MICRO-ETAPAS chegando ao nível OPERACIONAL.O grande BENEFÍCIO deste processo de Mapeamento é o COMPARTILHAMENTO do fluxo com a equipe entrevistada.Com o MAPEAMENTO realizamos então um DIAGNÓSTICO de PROCESSOS onde diversas OPORTUNIDADES DE PROJETOS são definidas, com PRIORIZAÇÃO DE IMPACTO e EXECUÇÃO onde então podemos desenvolver a atividade de CONSULTORIA por exemplo.
Uma aplicação típica do MAPEAMENTO é para a organização PADRONIZAR a operação, visando preparar-se para alguma certificação por exemplo, e principalmente estancar queixas de clientes devido a bagunça generalizada do sistema.
O trabalho é realizado em 2 etapas: MAPEAMENTO e DIAGNÓSTICO.
No Mapeamento, o resultado é o registro das atividades “as it is”, ou seja, “como ela é”, através de mapas de processos, e seu detalhamento na seqüência de atividades. O produto de entrega é a “foto do processo”, ou seja, o desenho do mapa de processo, com a visão inicial MACRO do processo, seu detalhamento macro operacional, bem como o inter relacionamento entre as áreas envolvidas
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